Så väljer du rätt verksamhetssystem för ditt assistansbolag

Att välja verksamhetssystem är ett viktigt beslut som påverkar hela verksamheten. Denna guide hjälper dig förstå vad du ska tänka på.

Varför behöver du ett verksamhetssystem?

Ett verksamhetssystem för personlig assistans är mer än bara ett administrativt verktyg. Det är navet i din verksamhet som kopplar ihop tidrapportering, schemaläggning, lönehantering och rapportering till Försäkringskassan.

Med rätt system kan du:

  • Spara timmar varje vecka på administration
  • Minska risken för fel i tidrapportering och löner
  • Automatiskt följa ATL och andra regelverk
  • Ge assistenterna ett enkelt sätt att rapportera tid
  • Få överblick över verksamheten i realtid

Viktiga funktioner att titta på

1. Tidrapportering

Tidrapportering är grundfunktionen i alla system. Se till att systemet erbjuder:

  • Enkel rapportering via mobilapp för assistenter
  • Automatisk beräkning av olika ersättningstyper (OB, övertid, etc.)
  • Godkännandeflöden för arbetsledare
  • Export till Försäkringskassan i rätt format

2. Schemaläggning

Bra schemaläggning sparar tid och minskar stress. Leta efter:

  • Visuell schemaöversikt
  • Automatisk varning vid ATL-överträdelser
  • Hantering av vikarier och ersättare
  • Integration med tidrapporteringen

3. ATL-bevakning

Arbetstidslagen ställer strikta krav på arbetstider. Systemet bör:

  • Automatiskt beräkna arbetad tid per period
  • Varna innan gränser överskrids
  • Hantera dygnsvila och veckovila
  • Dokumentera dispenser och avvikelser

4. Lönehantering

Undersök hur systemet hanterar löner:

  • Automatisk beräkning av löneunderlag
  • Export till ditt lönesystem (Visma, Fortnox, etc.)
  • Hantering av olika kollektivavtal
  • Rapporter och statistik

Checklista inför valet

  • Kartlägg era nuvarande processer och smärtpunkter
  • Lista de funktioner som är absolut nödvändiga
  • Bestäm budget för system och implementation
  • Boka demos hos 2-3 leverantörer
  • Fråga om implementation och utbildning
  • Kontrollera support och tillgänglighet
  • Fråga efter referenser från liknande bolag

Vanliga misstag att undvika

Välja enbart på pris

Det billigaste alternativet kan bli dyrt om det saknar viktiga funktioner eller har dålig support.

Ignorera användarupplevelsen

Om assistenterna tycker systemet är krångligt kommer de inte använda det korrekt.

Glömma framtida behov

Välj ett system som kan växa med er verksamhet och som kontinuerligt utvecklas.

Nästa steg

Nu när du vet vad du ska tänka på är det dags att börja jämföra system. Vi rekommenderar att du:

  1. Jämför systemen på vår sida
  2. Läs recensioner och användares erfarenheter
  3. Boka demos hos de system som verkar mest intressanta
  4. Be om referenser och prata med andra assistansbolag